Portada: ilustración editorial generada con IA; no es una fotografía de un cliente.
ANTES DE LANZAR LA PROMOCIÓN
Cuenta, localiza y comprueba qué puedes ofrecer.
La cifra que figura en stock es solo el punto de partida. Antes de promocionar un producto, comprueba la cantidad física, separa las unidades comprometidas o no aptas para la venta y asegúrate de que otra persona del equipo pueda encontrar la variante correcta. Después, actualiza los registros cuando se mueva la mercancía.
Tu producto estrella figura con 24 unidades en stock. Un cliente quiere dos. Una persona mira en la estantería de la tienda, otra busca en el almacén y una tercera recuerda que ayer se apartaron varias unidades. La cifra parecía tranquilizadora, pero el equipo sigue sin poder responder al cliente.
El Black Friday será el 27 de noviembre de 2026. El análisis de Google sobre compras navideñas en España, publicado en octubre de 2026, utiliza datos históricos de búsquedas y clics para hablar de la actividad en torno al Black Friday y durante diciembre. No es una medición de la demanda de noviembre de 2026.
En Reino Unido, la previsión de octubre de Sensormatic Solutions sitúa el sábado 28 de noviembre como el día de mayor afluencia a tiendas de la temporada navideña. Es una previsión para ese mercado, no un resultado observado ni una predicción para todas las tiendas españolas. La razón práctica para prepararte es más sencilla: el recuento, las ubicaciones y los relevos deben funcionar durante tu propia campaña.
Aplica estas siete comprobaciones a los productos que vayas a promocionar, empezando por una gama manejable. Los ejemplos y las cantidades son ilustrativos: no describen resultados de un cliente ni prometen mejoras de ventas.
01. Cuenta las existencias que tienes físicamente
Empieza por los productos de la promoción, distinguiendo cada talla, color o formato. Sigue un recorrido fijo por las estanterías de la tienda y el almacén. Cuenta también los artículos del expositor, los que están detrás del mostrador y los que ya se han apartado; anota su situación por separado en vez de omitirlos sin explicación.
Elige un momento tranquilo. Si es posible, detén los movimientos en la zona; si no, asigna a alguien para registrar las recepciones, ventas y traslados durante el recuento. Una cifra contada a las nueve no se puede comparar directamente con un registro de mediodía si entre ambos momentos se ha movido mercancía.
- Confirma la unidad de medida: artículo, par, paquete o caja.
- Anota el identificador del artículo, la ubicación, la cantidad, la hora y quién cuenta.
- Repite el recuento de las diferencias inesperadas antes de cambiar el registro.
- Documenta el motivo de la corrección mediante el procedimiento que permita tu herramienta.
Por ejemplo, tres cajas de seis tazas iguales son 18 tazas individuales, no tres. Deja clara esa conversión. Escanear un código de barras o una etiqueta QR ayuda a identificar una ficha; no cuenta las unidades físicas por ti.
02. Distingue el stock físico del que puedes ofrecer
El stock físico es lo que está presente. El que puedes ofrecer es la parte apta para la venta que no está ya comprometida. Un pedido pagado y pendiente de recogida puede seguir en tu tienda, igual que un artículo dañado. Ninguno debería prometerse a otro cliente como una unidad disponible normal.
Acuerda cómo registrar las reservas y los artículos no disponibles en las herramientas que utilizáis. Puede ser mediante una referencia de pedido, un estado admitido o una zona de retención bien identificada. No des por hecho que la cantidad que muestra una aplicación de inventario ya descuenta todas las reservas de todos tus canales.
EJEMPLO ILUSTRATIVO · UNA VARIANTE DE TAZA
Contar 24 no significa poder ofrecer 24.
Cuentas 24 tazas entre la tienda y el almacén. Ocho están reservadas para pedidos existentes y otras dos están dañadas. En este ejemplo no hay más retenciones ni exclusiones.
24 − 8 − 2 = 14 unidades que puedes ofrecer.
El cálculo solo es válido porque los grupos de reservadas y dañadas no se solapan y ambos están incluidos en las 24 unidades contadas. Si una taza reservada también está dañada, cuenta esa unidad no disponible una sola vez, revisa el pedido afectado y resuelve la reserva. Si la cifra inicial ya excluye daños o reservas, no vuelvas a descontarlos.
Es un cálculo explicativo, no una afirmación de que Boxymi calcule automáticamente las reservas o la disponibilidad para la venta.
03. Identifica el artículo exacto y su ubicación
«Taza azul, al fondo» no basta cuando hay varios productos parecidos. Usa un identificador coherente, un nombre útil, la variante y un código de ubicación legible. Una foto puede ayudarte a distinguir artículos similares, pero debe complementar el identificador, no sustituirlo.
Etiqueta las ubicaciones e incorpora los códigos de barras o las etiquetas QR desde el inicio de la rutina. Comprueba que cada escaneo abra la ficha correcta. Deja también el identificador legible para que otra persona pueda buscar por nombre o código. El escaneo muestra información registrada; no detecta dónde ha dejado alguien el artículo.
| Dato | Estantería de la tienda | Almacén |
|---|---|---|
| Artículo | TAZ-AZU-350 · taza azul, 350 ml | TAZ-AZU-350 · taza azul, 350 ml |
| Ubicación | TIENDA-A-02 | ALMACEN-B-03 |
| Cantidad física | 6 unidades | 18 unidades |
| Total físico conjunto | 24 entre ambas ubicaciones | No son 24 en cada ubicación |
Estas cifras explican las ubicaciones, no cómo se reparten las reservas y los daños del ejemplo anterior. Mantén esos datos diferenciados y comprueba que encajen. Pide a una persona que no haya creado las fichas que encuentre una variante concreta usando solo la información registrada. Corrige nombres y etiquetas ambiguos antes de empezar la promoción.
04. Separa los daños y las devoluciones sin revisar
Reserva un lugar claramente señalizado para los artículos dañados y las devoluciones pendientes de inspección. Mantenlos fuera de la estantería desde la que preparáis pedidos. Anota el artículo, la cantidad, el motivo de la retención, la fecha y quién decide el siguiente paso.
Una devolución no vuelve a estar lista para venderse por el mero hecho de haber llegado. Comprueba su estado, que esté completa y que corresponda a la variante correcta antes de devolverla al stock apto para la venta. Una caja que parece cerrada no sustituye al proceso de revisión acordado.
- Haz que la zona física coincida con el estado o la ubicación registrados.
- Asigna una persona y una siguiente acción a cada incidencia.
- Registra cuándo se libera, repara, devuelve al proveedor o da de baja el artículo.
Utiliza un criterio coherente. Si los artículos dañados siguen contados en una ubicación separada, exclúyelos al valorar la disponibilidad. Si ya se han retirado del saldo registrado, no los descuentes una segunda vez.
05. Revisa la reposición y cómo recibís mercancía
Antes de pedir más, revisa el stock utilizable, los compromisos existentes y las entregas confirmadas. Decide según la demanda que esperas en tu tienda, los plazos del proveedor, el espacio y el presupuesto. Una previsión nacional de compras no predice cuántas unidades venderás de cada producto.
Comprueba los pedidos pendientes con tus proveedores y distingue una entrega prevista de mercancía ya recibida. Reserva tiempo para contarla, inspeccionarla, identificarla y colocarla. Una caja en la entrada todavía no es una cantidad que el equipo pueda encontrar y ofrecer con confianza.
- Comprueba la entrega frente al pedido y sus variantes.
- Cuenta lo que realmente ha llegado y registra faltantes o unidades adicionales.
- Separa para revisión los artículos dañados o incorrectos.
- Anota las cantidades aceptadas y dónde se guardan.
- Avisa a la persona correspondiente cuando la mercancía esté lista.
Revisa también el material de embalaje. Quedarte sin las bolsas o cajas adecuadas puede frenar la preparación aunque el producto estrella esté en la estantería. Asigna quién controla esos consumibles y evita duplicar los pedidos de reposición.
06. Actualiza los registros cuando cambie la ubicación
Trasladar seis unidades del almacén a la estantería de la tienda cambia dos saldos por ubicación, no la cantidad total. En el ejemplo anterior, mover seis tazas deja 12 en la tienda y 12 en el almacén. El total conjunto sigue siendo 24.
Acuerda cuándo y cómo registrar recepciones, traslados, reservas, recogidas, ventas y devoluciones. Distingue cada operación. Un pedido reservado ayer y recogido hoy no debe hacer que se descuenten dos veces las mismas unidades del mismo saldo.
- Anota artículo, cantidad, origen, destino, hora y persona responsable.
- Utiliza el procedimiento de movimiento o ajuste admitido y conserva el motivo de las correcciones.
- Si no puedes actualizar el registro en el momento, deja constancia del movimiento pendiente y asigna quién lo revisará antes de la siguiente comprobación de disponibilidad.
Si vendes por varios canales, verifica las conexiones reales entre pedidos, caja e inventario. Decide quién resolverá las diferencias y cuándo. Un registro de inventario compartido, por sí solo, no demuestra que los canales se sincronicen automáticamente o reserven las mismas existencias.
07. Asigna responsables y comprueba antes de promocionar
Asigna una persona responsable y otra de respaldo para cada tarea: recuentos, recepciones, traslados, devoluciones y decisión final sobre lo que se puede ofrecer. En una tienda pequeña, alguien puede asumir varias funciones. Lo útil es que nadie tenga que adivinar quién debe resolver una diferencia.
Antes de lanzar la oferta, pide a otra persona que encuentre un artículo promocionado a partir de su ficha, compruebe la variante y el estado, y explique la cantidad utilizable después de los compromisos. Revisa las diferencias abiertas, los movimientos pendientes y las entregas aún no recibidas. Resuélvelos o limita la oferta a la cantidad que puedas respaldar.
En cada relevo, comparte una lista breve de incidencias y responsables. Repite las comprobaciones necesarias durante la campaña cuando los pedidos, recogidas o traslados cambien la situación. Elige una frecuencia que encaje con el ritmo de tu tienda: un único recuento semanas antes no garantiza la disponibilidad el día de la oferta.
Anota la hora y quién hizo la última comprobación. «Revisado a las 08:30 por Ana; dos devoluciones pendientes de inspección» resulta más útil que «stock revisado».
Copia esta lista antes de lanzar la promoción
Copia la lista en las tareas de tu equipo o guárdala con las notas de la campaña. Complétala para cada gama promocionada y registra las incidencias. Es una lista de tareas, no un segundo registro de existencias.
[ ] Contar físicamente cada variante por ubicación y unidad de medida. [ ] Revisar reservas y unidades no disponibles sin descontarlas dos veces. [ ] Comprobar identificadores de artículos y ubicaciones; probar búsqueda o escaneo. [ ] Separar daños y devoluciones sin revisar; asignar la siguiente acción. [ ] Revisar reposición, entregas pendientes y material de embalaje. [ ] Registrar movimientos pendientes y comprobar los saldos por ubicación. [ ] Asignar responsables y hacer la última comprobación antes de la oferta. Gama / artículos: ____________________ Revisado por / hora: _________________ Incidencias / responsable / siguiente acción: ____________________
Pon la rutina en práctica con Boxymi
Boxymi ofrece a tu equipo fichas compartidas con fotos, identificadores, cantidades registradas y ubicaciones. Busca un artículo o escanea su código de barras o etiqueta QR asociados para abrir la ficha. La información sigue dependiendo de que registréis y actualicéis lo que sucede con las existencias.
Comprueba el procedimiento frente al plan que utilizas: la página actual de precios incluye ajustes, transferencias sencillas y órdenes de compra y venta en Starter; Growth incorpora esas funciones, operaciones por lotes y controles adicionales. La página de inicio describe las órdenes de compra y venta como funciones de pago disponibles en la web. Abrir una ficha al escanear no equivale a contar físicamente, calcular reservas ni confirmar la sincronización de todos los canales.
El plan Gratis requiere comprar etiquetas QR de Boxymi y tiene límites de uso; los planes de pago no requieren esa compra. Compara los planes actuales antes de elegir cómo va a trabajar tu equipo.
Si quieres ayuda para aplicar la rutina en tu tienda, solicita una demostración personalizada de Boxymi. Lleva un producto de ejemplo, tu estructura de ubicaciones y la pregunta sobre stock que más os cuesta responder.
Para preparar el sistema completo, lee cómo crear un sistema de inventario para un pequeño negocio. Para identificar los artículos, consulta cómo vincular códigos de barras y etiquetas QR con sus fichas.